Me permito publicar el analisis realizado del articulo “THE NEW KNOWLEDGE MANAGEMENT - COMPLEXITY, LEARNING, AND SUSTAINABLE INNOVATION” por Mark W. McElroy.
Este analisis fue realizado por Sandra Santos, Sebastian Arenas y Camilo Pérez.
El articulo nos muestra porque nace lo que el autor llama la "Segunda Generacion del Conomiento".
Es un poco extenso, pero muy interesante.
Saludos,
Resumen:
A continuación se realiza un análisis del articulo “The New Knowledge Management – Complexity, Learning, and Sustanaible Innovation”, mediante el cual se espera que el lector comprenda las diferencias de lo que el autor llama gestión de conocimiento de primera generación y la gestión de conocimiento de segunda generación.
Realizamos un análisis del documento relacionando los 10 términos definidos como fundamentos para entender la temática que plantea el escritor Mark W. McElroy; y para terminar exponemos los aspectos más importantes del artículo, de acuerdo a los temas desarrollados en clase, así como con nuestra experiencia laboral.
Palabras clave:
Conocimiento Objetivo: Es aquel que se encuentra codificado mediante expresiones lingüísticas, puede encontrarse en archivos, documentos, videos, entre otros.
Conocimiento Subjetivo: Es aquel que se encuentra en la mente de las personas.
Agentes: Individuos o grupos de personas.
KLC (The Knowledge Life Cycle): Ciclo de vida del conocimiento.
Petición de Conocimiento: Son las solicitudes que se refieren directamente a nuestra comprensión del entorno en relación con la adquisición, búsqueda, producción, elaboración y aceptación del conocimiento que propone el ciclo de vida del conocimiento.
Aprendizaje organizacional: Es un proceso mediante el cual las entidades, adquieren y crean información, con la finalidad de transformarlo en un recurso de la empresa, que le permita a la organización adaptarse al cambio. [1]
Capital Intelectual: Es el conocimiento intelectual de la organización, la información intangible que posee y que puede producir valor. [2]
DOKB (Distributed Organizational Knowledge Base): Es el repositorio en donde se podrá encontrar el conocimiento subjetivo y objetivo. Está compuesto de los contenedores de conocimiento, los agentes y los artefactos. [3]
Introducción:
Durante muchos años ha existido la creencia errónea sobre lo que implica implementar la gestión del conocimiento en las organizaciones. Para algunos académicos y el público en general esta comprende solo la codificación de la información y posterior implementación en el ámbito laboral. Mark W. McElroy como uno de los principales “disidentes” de esa teoría, nos plantea claramente por qué esto no es gestión del conocimiento, sino solo una parte de ella, la cual, se complementa en resumidas cuentas con la creación del conocimiento.
Las “nuevas” creencias sobre la gestión del conocimiento van más allá y nos invitan a reflexionar sobre los diferentes tipos de conocimiento que existen y cómo debemos gestionarlos eficazmente.
Al finalizar la lectura se espera que el lector pueda diferenciar claramente entre la gestión del conocimiento de primera y segunda generación, comprenda donde comienza y termina la gestión de conocimiento, que implicaciones y beneficios tiene para la empresa y pueda obtener un panorama somero sobre el estado actual de la ejecución en algunas de nuestras organizaciones.
Marco conceptual:
Este artículo tiene como objetivo principal mostrar por qué nace la gestión de conocimiento de segunda generación. Su argumento se basa en mostrar las diferencias entre ambas generaciones para enfatizar en como la nueva gestión amplía los alcances que puede obtener una organización al implementarla.
De esta manera, es vital comenzar nuestro análisis realizado una definición sobre los alcances y objetivos de ambas generaciones.
El objetivo fundamental de la gestión de conocimiento de la primera generación es codificar e implementar el conocimiento de las organizaciones, obviamente de la manera más eficaz posible. Para los pensadores de esta generación, si una persona en una organización desarrolla una necesidad de información al enfrentarse a un problema y rápidamente es capaz de encontrarla gracias a la calidad del “sistema de gestión” es una victoria, mas adelante discutiremos si realmente en la primera generación se realiza algún sistema de gestión del conocimiento o si solo es intercambio de información.
Para ellos, el conocimiento valioso ya existe [4], por eso no realizan ningún proceso en su creación, están enfocados en la codificación e implementación de este. Desde este momento ya podemos comenzar a relacionar ambas generaciones, la codificación e implementación del conocimiento también hace parte de la segunda generación (se encuentra en el ciclo de vida del conocimiento, el cual explicaremos más adelante), solo que esta última amplia su alcance y considera la creación del conocimiento como un aporte fundamental para la gestión del mismo.
La segunda generación hace énfasis en la creación e implementación del conocimiento, para los pensadores de la misma la producción de este es vital para llevar su gestión a un nivel más alto, siendo la diferencia más sobresaliente entre ambas generaciones.
En el ámbito de la gestión de conocimiento y de acuerdo a las definiciones vistas clasificaremos a las organizaciones según la generación de conocimiento que implementan, por ejemplo podemos clasificar la actuación de una de nuestras empresas, como fiel seguidora de los pensadores de la primera generación, por qué ?.
Si miramos su estructura, solo tiene para este ámbito la mal llamada “base del conocimiento” ya que en realidad teóricamente debería llamarse “base de la información [5] porque en ésta solo se está almacenando el conocimiento explicito de sus empleados en documentos con el fin de que otros los puedan consultar para suplir sus demandas, que como lo hemos visto en clase, estos documentos, desde el momento en que son almacenados, se convierten en información no en conocimiento. Las labores de estructurar el conocimiento en documentos y almacenarlo para luego ser consultado, se puede clasificar en lo que llamamos codificación e implementación del conocimiento (fundamentos de la primera generación), pero a su vez la empresa carece de espacios para intercambiar conocimiento y producirlo, razón por la cual no puede clasificarse como gestión de conocimiento de segunda generación ya que no aboga por la creación de este.
Inclusive, la clasificación de esta empresa dentro de la primera generación puede controvertirse ya que no se tienen formatos establecidos para la documentación de la información, como si estuviéramos, de acuerdo a las generaciones del conocimiento vistas en clase (no confundir con las generaciones que estamos analizando en el documento) en la primera etapa donde el objetivo es realizar la codificación del conocimiento sin ningún estándar con la única diferencia que hoy en día si contamos con las herramientas tecnológicas que facilitan su codificación, pero igualmente la consulta del material es difícil al no tener ningún orden predeterminado.
Con el objetivo de profundizar el análisis del documento, entraremos de lleno a observar los 10 términos que el autor considera más importantes para ahondar en la distinción entre ambas generaciones.
Como la práctica nos ha demostrado, en las organizaciones el conocimiento se crea en los sistemas sociales humanos, es decir, mediante procesos grupales o individuales (banco de ideas, discusión entre compañeros sobre algún tema especifico, reflexión interior, etc.), si el conocimiento puede crearse podemos afirmar que tiene un inicio y un fin, este ciclo es lo que el autor llama Ciclo de vida del conocimiento o KLC (ver figura 1), que podemos dividir en CREACION e INTEGRACION del conocimiento, demostrando la poca efectividad que tiene la implementación de la primera generación ya que no incluye la creación en su gestión.
Hoy en día no es factible pensar que el conocimiento valioso ya existe y que por ende las organizaciones no deben trabajar en la producción del mismo. Si se cree que el conocimiento ya existe, se perderán oportunidades para poder “extraer” de los individuos el conocimiento tácito, al no realizar actividades para su codificación, permitiendo que la empresa pierda este valiosísimo e intangible recurso.
Un proceso fundamental en la gestión del conocimiento es la implementación de este, luego de la creación de un conocimiento (demanda de conocimiento) este debe ser evaluado y aceptado para poder ser integrado en la organización, de lo contrario será desechado. Estos tipos de conocimiento se pueden clasificar en objetivo y subjetivo (ver palabras claves), la combinación de ambos tipos de conocimiento en una organización permite que esta sea considerada como DOKB (Distributed Organizational Knowledge Base) [6]. Es claro que para realizar una gestión de conocimiento eficiente debemos tener en cuenta estos dos tipos de conocimiento.
Figura 1, Ciclo de vida del conocimiento (KLC). [7].
En la primera parte del análisis nos planteamos si efectivamente en la primera generación de gestión de conocimiento se realiza gestión del conocimiento, o si lo que se hace realmente es gestión de información, lo que nos daría otro argumento para el nacimiento de la segunda generación.
Para responder esta inquietud, iniciamos definiendo el concepto de procesamiento del conocimiento. A nivel organizacional las personas y grupos participan en el ciclo del conocimiento (KLC), el cual incluye la creación e integración de este bien, esta acción en si la podemos definir como procesamiento del conocimiento.
La gestión del conocimiento es una disciplina que permite tener un impacto sobre el procesamiento de este, si no impacta el procesamiento no puede ser clasificada como tal.
La primera generación del conocimiento no tiene en cuenta los procesos sociales que con regularidad ayudan a la creación e implementación del conocimiento (KLC), por lo tanto no tienen la concepción de la gestión como algo que afecta el procesamiento del conocimiento, por esto podemos concluir que no realizan gestión de conocimiento, tienen un sistema de información que les permite el intercambio de ella, en el cual además carecen de las llamadas meta-afirmaciones, mediante las cuales un usuario puede consultar los argumentos que sustenten las exposiciones, dando un paso al siguiente nivel, el cual si podemos considerar como gestión del conocimiento, estas meta-afirmaciones están implementadas en la segunda generación del conocimiento.
Lo anterior nos permite determinar que en la empresa que hemos venido analizando no realizan ninguna gestión del conocimiento, si no que tienen un sistema de información, lo que concuerda totalmente con la categorización que le dimos a la empresa anteriormente.
En el análisis que el autor realiza sobre las dos generaciones de gestión del conocimiento, logra identificar dos tipos de enfoques, uno llamado de demanda del conocimiento (“Demand-side”) y otro de suministro de conocimiento (“Supply-side”) [8]. Ambos enfoques hacen parte del ciclo de vida del conocimiento sin embargo difirieren entre ellos en la manera como se realiza la creación y distribución del conocimiento, la cual explicaremos a continuación.
Como ya lo hemos mencionado, los practicantes de la primera generación de gestión del conocimiento únicamente quieren compartirlo y dirigirlo a las personas de la organización que lo necesitan creando un ambiente propicio para la integración, tal como una cadena de suministro de información (“Supply-side”), haciendo énfasis solo en la captura, codificación y distribución del conocimiento actual a través de herramientas tecnológicas.
Por otra parte, la demanda de conocimiento, a diferencia de la de suministro, busca acelerar la producción de nuevo conocimiento, mejorando la capacidad de la organización para satisfacerla, enfocándose en la producción de este mediante la innovación y la creatividad. Ese enfoque fue aceptado por los practicantes de la segunda generación quienes lo complementaron con el enfoque de suministro planteado en la primera generación.
Haciendo un paralelo de estos conceptos con nuestras empresas, vemos que aunque existen proyectos a nivel estratégico que buscan promover enfoques de segunda generación, con excepción de nuestra empresa protagonista, en las gerencias en donde trabajamos o con las que tenemos interacción todavía se siguen prácticas de suministro de conocimiento centrándose únicamente en capturar y codificar la información.
Estos proyectos estratégicos que mencionamos tienen como propósito fundamental tener en cuenta el aprendizaje individual y grupal que hacen parte de la producción del conocimiento ya que contribuyen en llevar a cabo diferentes formas de dirección del aprendizaje organizacional, tal como lo menciona el concepto de Dominios de conocimiento anidados en el documento visto.
Este concepto de conocimiento anidado se relaciona con tres niveles de conocimiento dentro de la organización: el nivel superior identificado en el KLC o llamado empresarial de alto nivel, un nivel intermedio de grupos y un último nivel de individuos. Como consecuencia en una organización que adopte practicas de segunda generación, se tendrán muchos KLCs de menor nivel dependiendo de la cultura personal de sus trabajadores para la formulación de las estrategias organizacionales.
Cuando se toman en consideración estos tres tipos de niveles se debe tener en cuenta que existen salidas independientes ya que los criterios de validación puede ser diferentes de una a otra persona. Esto puede suponer un conflicto si pensamos que cada quien tiene diferentes criterios de peticiones de conocimiento, entonces cómo podemos esperar ponernos de acuerdo a nivel organizacional para determinar el KLC que debemos seguir?
Una forma de ponernos de acuerdo con estas peticiones puede ser a través de los contenedores de conocimiento, estos contenedores están compuestos por agentes (individuos o grupos) y artefactos (documentos, libros, sistemas de cómputo, etc.). El conocimiento de los agentes es subjetivo ya que se encuentra almacenado en la mente de cada quien, mientras que el conocimiento almacenado en artefactos es objetivo ya que se compone de expresiones lingüísticas codificadas. Este tipo de contenedores pueden ser vistos como una interface entre las salidas del procesamiento de conocimiento y el ambiente de procesamiento de la organización que es donde se toman las decisiones por personas en su trabajo. Estos contenedores son vital importancia porque sirven para mapear y descubrir nuevo conocimiento.
Todos estos conceptos de la segunda generación vistos hasta el momento generan si duda alguna un gran valor en las organizaciones. Pero quizás el gran diferenciador en un mundo globalizado como el de hoy en día es la capacidad de aprender más rápido que sus competidores, esto enmarcado en lo que se llama aprendizaje organizacional [9] que para la segunda generación de conocimiento significa nuevas formas de proponer ambientes dentro de la organización que faciliten al aprendizaje, es decir, aprender y hacerlo de manera efectiva a través de modelos de pensamiento que nos indiquen como el aprendizaje ocurre en los sistemas humanos.
El documento hace referencia a dos tipos de organizaciones, la abierta y la cerrada. La diferencia de cada una de ellas radica en la capacidad de inclusión de la gerencia para considerar las peticiones de conocimiento de todos sus empleados. Entre más inclusiva sea, mas se puede considerar como una organización “abierta”, por el contrario entre más restrictiva se podría catalogar como una organización “cerrada”[10].
Las organizaciones abiertas podrán tener una mejor adopción de las peticiones de conocimiento y realizaran el procesamiento de estas como un sola entidad, este tipo de adopciones se están familiarizando entre los miembros de la segunda generación. En las organizaciones cerradas, la gerencia, por lo general, toma las decisiones de cuáles serán las metodologías de adopción y peticiones a realizar.
El autor hace referencia al ejemplo de Enron para discutir su punto sobre que tan abiertas deben ser las organizaciones de acuerdo a este concepto, el propone que se hubiera podido evitar muchas pérdidas causadas por esta gran estafa si al interior de la organización se conocieran de las practicas que la alta gerencia estaba aplicando.
Como consecuencia de esto, cada vez más se ve en las organizaciones, como en las nuestras y en especial en Suramericana, la creación de políticas que aseguran la apertura y acceso al conocimiento a todos los niveles de la organización. Claro ejemplo de ello, y que sería muy bueno aplicarlo en todas nuestras organizaciones en donde laboramos actualmente, son los comunicados de empleados en donde se publican los puntos de vista y críticas sobre las decisiones tomadas por la gerencia. Sin embargo, es necesario pensar, antes de la adopción de este tipo de prácticas, en poner de acuerdo a la alta gerencia para que nos se tomen acciones en represalia a las personas que abiertamente exponen sus críticas.
Otra práctica común es tratar de romper las barreras impuestas por las estructuras jerárquicas al invitar a varios tipos de empleados de toda la organización en las juntas en donde se toman las decisiones organizacionales. En nuestro caso laboral, muchas veces la información que es tomada no llega oportunamente a todos los niveles jerárquicos y esto deriva en acciones impuestas a realizar sin tener en cuenta realmente las razones de fondo por las cuales se debe ejecutar y de esta manera no se puede crear ni aportar nuevos modelos mentales de conocimiento.
A medida que se desarrollan los conceptos de gestión del conocimiento y aprendizaje organizacional, aparece un nuevo concepto de capital intelectual, el cual ha sido de gran interés en las organizaciones ya que cada vez más se está viendo una gran diferencia entre la capitalización de la organización en su nicho de mercado y los libros contables como tal. Esta diferencia se ha atribuido principalmente a los activos intangibles. Desafortunadamente, la dificultad que se percibe hoy en día es que el capital intelectual no es fácil de medir, ya que no se logra cuantificar el gran valor de la capacidad de las organizaciones para producir e integrar su conocimiento.
En la primera generación de la gestión de conocimiento, se tenía presente que existía un valor del capital intelectual, sin embargo no se podía evidenciar hasta que se hacia el despliegue de conocimiento para las personas y estas así generaban valor para la organización. Solo en la segunda generación, gracias a su capacidad de procesamiento social, se puede empezar a calcular el real valor del capital intelectual partiendo del valor dado a la producción e integración del conocimiento. Realmente lo importante además del valor del conocimiento en las organizaciones, es la capacidad de producirlo; tal como lo expone el concepto de demanda de conocimiento visto anteriormente.
La teoría de la complejidad, en la que se basan muchas de las ideas de la segunda generación, no es más que el estudio de las conductas humanas. Esta a su vez se basa en la teoría de adaptación de los sistemas complejos la cual se refiere a como los seres vivos ya sean individuales o grupales se adaptan a las situaciones cambiantes de su ambiente partiendo de unas reglas y modelos mentales. Esta teoría habla de las organizaciones como sistemas vivos, entendiendo como las formas de conocimiento a nivel individual influyen en la formación de conocimiento a nivel colectivo para producir conocimiento organizacional.
Lo más valioso del conocimiento organizacional como tal es la capacidad de producirlo, pero algo más valioso que esto es la capacidad social para producirlo generando innovación sosteniblemente. Una de las grandes dificultades que identificamos en nuestras organizaciones es que las personas están continuamente solucionando problemas del día a día, esta inmersión no nos permite colaborar con otros en la búsqueda de nuevas soluciones raizales en el segundo nivel de conocimiento de la organización. Si este problema se repite a un nivel macro en todos los KLCs de la organización se hace impensable poder definir un modelo sostenible en el tiempo.
Aunque es indiscutible que en las organizaciones siempre existirá la alta gerencia, que es quien toma las principales decisiones, no se debe limitar únicamente a ellos para la búsqueda de solicitudes de conocimiento, si no también tener en cuenta a los agentes que trabajan en la organización ya sean individuales o grupales. De igual manera se deben promover al interior de la organización programas, reglas y políticas que busquen incentivar todo el ciclo de vida del conocimiento, para que se puedan convertir cada vez más en organizaciones auto sostenibles.
Conclusiones:
- El nacimiento de la gestión de conocimiento de segunda generación es un ciclo natural que ocurre en cualquier teoría, ciencia o individuo, mediante la cual se busca contrarrestar las limitaciones que se tienen actualmente. Por este motivo recomendamos a las organizaciones si están realizando gestión del conocimiento la implementación de esta, ya que lo que realiza la gestión de primera generación básicamente es documentar los conocimientos para luego implementarlos pero no se enfoca en la creación de este, disminuyendo el nivel de innovación en las mismas.
- Sin importar la generación de la gestión de conocimiento que se implementó, se está implementando o se implementará, se debe verificar que cumpla a cabalidad con los 2 postulados de la gestión vistos en clase: Confianza y Transparencia y que responda a un objetivo estratégico de la compañía [11], ya que estos son esenciales para obtener resultados satisfactorios.
- El gestor de conocimiento nunca debe creer que su trabajo está terminado con la creación de un sistema de información el cual permita su intercambio, debe crear un sistema que le permita al usuario consultar la validez, las fuentes y los argumentos de la información expuesta.
- Teniendo en cuenta los tres niveles de conocimiento que propone el concepto de dominios anidados, consideramos que en nuestras organizaciones es indispensable definir líderes en cada uno de esos niveles que ayuden a integrar las peticiones de conocimiento dentro de la organización para evitar en lo posible, cualquier conflicto como el que describe el ejemplo de Enron y que pueda poner en peligro la integridad del buen nombre de la organización.
- El adecuado equilibrio entre el conocimiento organizacional unido con el capital intelectual proporcionaran las bases para llevar adelante una adecuada gestión del conocimiento mediante procesos y estrategias definidas que permitan que las Organizaciones de hoy incrementen su conocimiento colectivo y sean sostenibles en un ambiente cada vez más competitivo.
- Muchas de las empresas en nuestro entorno siguen viendo la gestión del conocimiento como una solución netamente tecnológica, en vez de pensar en el desarrollo de políticas y estrategias en torno al conocimiento, teniendo en cuenta que la tecnología solo es uno de los pilares de la gestión de conocimiento y no el todo.
- Para sacar provecho de todo ese capital intelectual que existen en las organizaciones sea hace necesario la creación de políticas que busquen la apertura de la organización y que permitan relacionar el aprendizaje organizacional como medida estratégica para competir en este mundo cada vez mas plano.
- Antes de adoptar cualquier enfoque para la gestión del conocimiento en nuestra organización, debemos considerar las diferentes conductas humanas y adaptación que propone la teoría de la complejidad. Cada ser humano dentro de la organización debe considerarse como un ser independiente y por lo tanto deberá establecerse políticas que ayuden a transferir el conocimiento teniendo en cuenta las ideas y culturas de cada quien.
Bibliografía:
[1] http://es.wikipedia.org/wiki/Aprendizaje_organizacional
[3] David De Long (1997) “Building the Knowledge-Based Organization:
How Culture Drives Knowledge Behaviors”, 6
[4] Mark W. McElroy (2002) “The New Knowledge Management – Complexity, Learning, and Sustanaible Innovation”, 2.
[5] Notas clase Gestión del Conocimiento, Enero 24.
[6] Mark W. McElroy (2002) “The New Knowledge Management – Complexity, Learning, and Sustanaible Innovation”, 5.
[7] Mark W. McElroy (2002) “The New Knowledge Management – Complexity, Learning, and Sustanaible Innovation”, 4.
[8] Mark W. McElroy (2002) “The New Knowledge Management – Complexity, Learning, and Sustanaible Innovation”, 9.
[10] Mark W. McElroy (2002) “The New Knowledge Management – Complexity, Learning, and Sustanaible Innovation”, 14.
[11] Notas clase Gestión del Conocimiento, Enero 26.
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